De 5 belangrijkste componenten van een vereenvoudigd zakelijk communicatiesysteem

Noem het vreemd, maar ik vind het plezierig als technologie gewoon werkt.

Ik ben blij als mijn iPhone foto’s automatisch worden weergegeven op mijn iPad. Ik houd ervan dat als ik randapparatuur aansluit op mijn pc, het meteen begint te werken, zonder gedoe. En als iemand me op mijn mobiele telefoon belt en het gaat over op mijn handsfree systeem in mijn auto’s … ben ik helemaal tevreden.

Hoeveel IT-afdelingen binnen bedrijven kunnen zeggen dat ze ditzelfde gevoel van tevredenheid hebben over hun communicatie-technologie?

Organisaties die zijn opgezadeld met algemene telefooncentrales, zijn gehandicapt als het gaat om het opzetten van uniforme communicatiesystemen in de huidige globale zakelijke omgeving. Het invoeren, verbeteren en behouden van spraaksystemen is moeilijk en duur, en worden vaak belemmerd door de beperkingen van de hardware. Het exponentieel toevoegen van nieuwe services vergroot de uitdagingen voor IT-afdelingen, omdat de nieuwe software moet worden onderhouden en nieuwe factureringsaccounts moet worden betaald.
 

De snelle vijf

Door het werken met IT-afdelingen over de hele wereld, heb ik geleerd dat het ontwikkelen van een vereenvoudigd communicatiesysteem bestaat uit vijf componenten:

• • De mogelijkheden voor meerdere locaties
• • De support voor de omvang, schaalvergroting, groei, en aanpassingsvermogen
• • Inschikkelijk voor vereisten van gebruikers en IT
• • Integratie in het volledige bedrijfsproces
• • Lage eigendomskosten

In dit blog, geef ik een algemene beschrijving van elk van deze componenten, die de basis vormen voor een reeks artikelen die elk strategisch element in detail onderzoekt.

Stuur aan naar de “cloud”

Als bedrijven zich voorbereiden op de toekomst, dienen ze, om te beginnen, een communicatiesysteem te implementeren dat werkt op de manier waarop technologie geacht wordt te werken, en wel met de mogelijkheid om nieuwe functies toe te voegen, gebruikers te machtigen, en IT-afdelingen vrij te maken om zich te concentreren op innovatie.

Door de functionaliteit uit het PBX-systeem te halen en dit naar “de cloud” te brengen, kunnen bedrijven communicatiesystemen opbouwen die deze doelen en veel meer bereiken.
 

1) Locatie, locatie, locatie

Een van de dingen die ik waardeer van cloud communicatie is de mobiliteit, zoals het verplaatsen van mijn foto’s, teksten en applicaties, met de cloud, naar welk apparaat ik dan ook maar wil. Echter, de huidige zakelijke communicatiesystemen komen tekort op dit cruciaal gebied.

Communicatie dat is gericht op de hardware wordt serieus beperkt als het gaat om het opzetten en beheren van meerdere kantoorlocaties, zowel in het binnen-en buitenland. telefoonsystemen zijn complex, en vereisen tijd, vaardigheden en personeel om taken, zoals de bedrading van een “multiprotocol layer switching” verbinding naar een nieuwe kantoorlocatie, uit te voeren.

Een uniform communicatiesysteem levert de flexibiliteit die nodig is voor mobiele werkers en geografisch verspreide ondernemingen.

Met cloud communicatie, kan een nieuwe kantoorlocatie worden opgezet in een kwestie van minuten met beheerders die in staat zijn om duizenden gebruikers toe te voegen met slechts een paar klikken met de muis en toetsen op het toetsenbord. Het proces kan zelfs op afstand worden uitgevoerd, wat de noodzaak voor een IT-kantoor fysiek in het bedrijf overbodig maakt.
 

2) Flexibiliteit wordt een standaard

Als mijn tablet onvoldoende vrij geheugen heeft voor video’s en muziek, koop ik gewoon wat meer gigabytes op een cloud opslagruimte. Een uniform communicatiesysteem biedt deze flexibiliteit en past deze aan op de behoeften van een snel groeiende onderneming.

Als een bedrijf groeit, groeien ook de geavanceerdheid, vereisten en uitdagingen. Complex te configureren PBX-systemen kunnen de groei remmen. Echter, cloud-gebaseerde software consolideert en vereenvoudigt de inzet van communicatie mogelijkheden, die de uitbreiding van het bedrijf helpen versnellen.

Cloud-gebaseerde uniforme communicatiesystemen integreren ook gemakkelijk nieuwe hulpmiddelen en capaciteiten. PBX-systemen doen spraak, maar als een onderneming haar medewerkers wil bewapenen met nieuwe communicatie mogelijkheden, zoals videoconferencing- moeten IT-afdelingen een nieuw stuk software aanschaffen om dit te ondersteunen. Tel alle instrumenten op die worden gebruikt door alle werknemers in een onderneming, en je hebt een administratieve nachtmerrie.
 

3) Werkt goed met anderen

Een geweldig kenmerk van persoonlijke technologie is dat ik het juiste programma kan vinden voor datgene wat ik nodig heb, van apps tot productiviteitssoftware. Zakelijke gebruikers hebben ook behoefte aan specifieke software programma’s voor specifieke taken, zodat ze de vrijheid en flexibiliteit hebben om aan hun behoeften tegemoet te komen met de juiste oplossingen.

Cloud communicatie biedt de mogelijkheid om verschillende programma’s te verenigen, zodat IT-afdelingen een kader voor compatibiliteit en beveiliging van gegevens kunnen verstrekken.
 

4) Eén leverancier die regeert

App stores zijn één van mijn favoriete dingen, ze verstrekken een uniforme en consistente interface om toegang te krijgen tot elk software programma dat ik nodig heb.

Op soortgelijke wijze kan een uniform communicatiesysteem alle communicatiemiddelen combineren in een software-oplossing, met één enkele interface voor alles, van chat (zowel intern als web), videoconferencing, zakelijke SMS, e-mail, vaste telefonie en mobiele telefonie. Dit consolideert alle diensten samen, zodat IT-afdelingen niet meer  te maken hebben met meerdere leveranciers. Maar er kan ook gekozen worden om juist wel alle diensten bij de huidige provider te laten en de interface te gebruiken.

Deze combinatie maakt het ook makkelijker gebruikers toe te voegen en te beheren, door gebruik te maken van  één leverancier die alle mogelijkheden kan ondersteunen.
 

5) “Cost is King”

Eén ding wat mij niet bevalt aan consumenten software is, dat ik meer moet betalen als mijn behoeften groter worden. De stijgende kosten en uitgeperste IT-budgetten voor de implementatie van extra telefoonsystemen en de toevoeging van nieuwe software programma’s, zijn een uitdaging voor IT-afdelingen.

In tegenstelling, stelt een cloud communicatie-oplossing bedrijven in staat om gebruikers toe te voegen met een minimale inspanning en lage kosten. IT-beheerders kunnen gebruikers toevoegen door gebruik te maken van een eenvoudige webinterface en door het betalen van een redelijk geprijsd abonnement. En werk je maar alleen, dan betaal je maar voor 1 licentie.

Als ik kijk naar uniforme communicatiesystemen, zie ik veel van de dingen die ik het meest op prijs stel qua technologie, gecombineerd in één pakket. In de komende weken zal ik een aantal blogs schrijven waarin de specifieke kenmerken van de vijf belangrijkste componenten van een vereenvoudigde communicatiestrategie worden besproken.

Wil je meet weten over ons unieke communicatie platform, neem dan contact met ons op: 088-7991100 of mail naar info@addmail.pro.
 
Florentijn van den Bos